Analista de Viagens | Agente de Viagens | Consultor de Viagens

Missão do cargo:

Responsável por garantir a excelência na jornada logística dos convidados do evento, gerenciando toda a operação de viagens e hospedagem — desde a negociação e bloqueio de apartamentos, emissão de passagens e controle de rooming list até o suporte presencial durante o evento. Atua como ponto de contato principal para palestrantes e convidados VIPs, assegurando precisão no atendimento, eficiência na gestão de custos e qualidade na experiência de cada convidado.

Hards Skills:

• Gestão de bloqueios hoteleiros: negociação de tarifas, controle de disponibilidade, manutenção e fechamento de rooming list por categoria e tipo de apartamento
• Conhecimento em emissão, remarcação e alteração de passagens aéreas, regras tarifárias e malha aérea nacional e internacional
• Operação de plataformas de viagens corporativas (IW ou similares) e ferramentas de gestão de reservas
• Emissão de seguros de viagem para convidados nacionais e internacionais
• Controle de custos logísticos: conferência de fechamento hoteleiro, cobrança de diárias extras e diferenças tarifárias
• Gestão de transfers: coordenação de in e out em parceria com o setor responsável
• Domínio de planilhas e ferramentas de controle para organização de grandes volumes de dados de convidados

Softs Skills:

• Empatia e hospitalidade no atendimento a públicos de alto nível — médicos, palestrantes e convidados VIPs exigem postura e precisão acima da média
• Resolução ágil de problemas sob pressão: imprevistos de última hora em voos, hospedagem e transfers são parte da rotina
• Comunicação clara e objetiva, escrita e verbal, com diferentes perfis de interlocutores
• Organização impecável e atenção obsessiva a detalhes críticos: datas, horários, categorias de apartamento, conexões e documentos

Requisitos:

• Ensino superior completo ou em andamento em Turismo, Relações Públicas, Secretariado Executivo, Eventos ou áreas correlatas
• Experiência prévia em agências de viagens, operadoras hoteleiras ou atendimento em viagens corporativas e eventos
• Facilidade com ferramentas de gestão de dados, planilhas e plataformas de reserva
• Inglês intermediário
• Disponibilidade para viagens e atuação presencial em eventos

Diferenciais:

• Inglês fluente e/ou espanhol avançado para atendimento de convidados internacionais
• Experiência com bloqueios hoteleiros e negociação direta com redes de hospedagem
• Experiência específica no atendimento a profissionais do setor de saúde: médicos e palestrantes científicos
• Conhecimento e aplicação de ferramentas e soluções com IA para otimização de processos logísticos

Atividades:

• Elaborar o teto de passagens aéreas e a carta de primeiro contato com os convidados
• Negociar e realizar bloqueios hoteleiros junto às redes parceiras, controlando disponibilidade, categorias e condições tarifárias
• Emitir voos de acordo com as datas informadas pelos convidados e com a programação científica do evento
• Preencher e manter atualizado o rooming list conforme datas, categorias de apartamento e tipo de acomodação (single, double casal ou double twin)
• Realizar a cobrança de diárias extras ou diferenças de tarifas quando necessário
• Emitir seguros de viagem para convidados internacionais
• Efetuar alterações de passagem aérea conforme solicitação do convidado ou da comissão científica
• Conferir o rooming list junto ao hotel e realizar o fechamento da hospedagem ao final do evento
• Coordenar os transfers in e out em conjunto com o setor responsável
• Enviar vouchers e passagens aéreas aos convidados com antecedência adequada
• Preencher os dados de passagem aérea na plataforma IW
• Emitir as passagens aéreas da equipe interna quando necessário