Analista de Logística e Hospedagem de Convidados - SP

Missão do cargo:
Responsável por garantir a excelência na jornada logística dos convidados do evento — desde a gestão estratégica do inventário de hospedagem até a emissão de passagens, organização de rooming list e suporte durante a viagem. Atua como ponto de contato principal para palestrantes e convidados VIPs, assegurando precisão no atendimento, eficiência na gestão de custos logísticos e mitigação de riscos contratuais com a rede hoteleira.

Hard Skills:

• Conhecimento em emissão e remarcação de passagens aéreas e seguros de viagem
• Conhecimento básico das regras tarifárias e malha aérea
• Operação de plataformas de viagens (ex: IW)
• Gestão e preenchimento de rooming list
• Conhecimento do mercado hoteleiro
• Compreensão de contratos de hospedagem (prazos de deadline, multas e políticas de cancelamento)
• Operação de sistemas de reservas e vendas online
• Lógica para cruzamento de dados logísticos (hospedagem x transporte)

Soft Skills:

• Empatia e hospitalidade no atendimento a públicos de alto nível
• Resolução ágil de problemas sob pressão
• Comunicação clara e objetiva (escrita e verbal)
• Organização impecável, gestão de múltiplas demandas e atenção a detalhes críticos (datas, horários, categorias)
• Visão sistêmica e capacidade de antecipação de riscos
• Negociação e relacionamento com fornecedores
• Adaptabilidade a ambientes dinâmicos e alterações de última hora

Requisitos:

• Ensino superior completo ou em andamento em Turismo, Hotelaria, Relações Públicas, Secretariado Executivo, Eventos, Administração ou áreas correlatas
• Experiência prévia em agências de viagens, atendimento ao cliente (foco em viagens corporativas/eventos) e/ou reservas e relacionamento com rede hoteleira
• Domínio de ferramentas de gestão de dados e planilhas (Excel ou Google Sheets)
• Perfil analítico para acompanhamento de vendas
• Disponibilidade para viagens e atuação presencial em eventos
• Inglês intermediário

Diferenciais:

• Inglês fluente e/ou Espanhol avançado (para atendimento de convidados internacionais)
• Experiência específica no atendimento a profissionais do setor de saúde (médicos, palestrantes)
• Vivência em operação de grandes congressos ou operadoras de turismo
• Cursos específicos em gestão hoteleira e negociação
• Conhecimento e aplicação de ferramentas e soluções com IA

Atividades:

Passagens e logística de viagem:

• Elaborar o teto de passagens aéreas e carta de primeiro contato
• Emitir voos de acordo com as datas informadas pelos convidados e com as suas atividades
• Preencher os dados de passagem aérea na IW
• Enviar voucher e passagem aérea para o convidado
• Realizar a cobrança de diárias extras ou diferenças de tarifas, em caso de necessidade
• Emitir seguro viagem para convidados internacionais
• Efetuar a alteração de passagem aérea, caso solicitada pelo convidado ou pela comissão científica
• Cuidar dos transfers in e out juntamente com o setor de transfer
• Emitir as passagens aéreas da equipe

Gestão de hospedagem e rooming list:

• Realizar bloqueio na rede hoteleira
• Administrar as quantidades de apartamentos, verificando a necessidade de aumento ou redução do bloqueio
• Acompanhar os prazos de cancelamento e redução de acordo com o contrato
• Fazer o ajuste de período do bloqueio de acordo com a necessidade
• Preencher, enviar e conferir o rooming list, de acordo com as datas, categorias de apartamentos e tipo de apartamentos (single, double casal ou double twin)
• Efetuar a conferência do rooming list junto ao hotel
• Realizar alterações durante o período do evento
• Conferir o fechamento financeiro do bloqueio e disponibilizar a venda online no site do evento
• Fazer a conferência do fechamento do hotel
• Acompanhar a quantidade de apartamentos vendidos para a logística do shuttle e inserir a equipe no rooming list do hotel